Wer hatte welches Fahrzeug - und in welchem Zustand?
Fahrer übernehmen Pool- und Firmenfahrzeuge per QR-Code. Kilometerstand, Zustand und Schäden werden direkt dokumentiert. Bei der Rückgabe genauso. Ohne App-Installation.
Ideal für Poolfahrzeuge, Schichtbetrieb und gemeinsam genutzte Transporter.
Wenn Fahrzeuge wechseln, fehlt schnell die Verantwortlichkeit.
| Heute | ApptiveFleet |
|---|---|
| „Wer hatte den Sprinter gestern?" | Fahrer und Zeitraum dokumentiert |
| „War der Kratzer schon vorher da?" | Zustand bei Übernahme gespeichert |
| Kilometerstand per WhatsApp | Direkt am Fahrzeug erfasst |
| Schlüssel genommen, losgefahren | Fahrzeug digital übernommen |
| Rückgabe vergessen | Offene Rückgaben sichtbar |
| Papierformular im Fahrzeug | QR-Code + Smartphone |
Ein Scan. Wenige Angaben. Klare Zuordnung.
Die Übernahme dauert etwa eine Minute. Der Fahrer scannt, gibt Kilometerstand und Tankfüllung ein, sieht bestehende Schäden und meldet eventuelle neue Mängel. Bei der Rückgabe genauso. Der gesamte Ablauf bleibt nachvollziehbar.
QR scannen
Der Fahrer scannt den QR-Code am Fahrzeug - mit der Smartphone-Kamera, im Browser. Keine App nötig.
Fahrer automatisch zuordnen
Nach der einmaligen Anmeldung erkennt ApptiveFleet den Mitarbeiter beim QR-Scan und ordnet die Übernahme eindeutig zu.
Fahrzeug übernehmen
Kilometerstand, Tankfüllung und eventuell vorhandenes Zubehör werden erfasst. Der Fahrer sieht sofort, welche Schäden bereits bekannt sind.
Zustand & Schäden prüfen
Neue Schäden werden mit Foto dokumentiert - sie bleiben der Übernahme zugeordnet. Bestehende Schäden sind sichtbar markiert.
Fahrt
Das Fahrzeug ist dem Fahrer zugeordnet. Während der Nutzung bleibt nachvollziehbar, wer aktuell verantwortlich ist.
Fahrzeug zurückgeben
Am Ende scannt der Fahrer erneut den QR-Code, gibt Kilometerstand und Tankfüllung an und meldet eventuelle neue Schäden. Die Rückgabe ist damit dokumentiert.
So sieht es auf dem Smartphone aus
QR scannen → bestehende Schäden sehen → Kilometerstand eingeben → Fahrzeug übernehmen. Alles im Browser, keine App nötig.
Vereinfachte Darstellung des mobilen Ablaufs
Zustand bei Übernahme und Rückgabe
Ein Beispiel: Das Fahrzeug wurde am Morgen um 07:14 Uhr übernommen und am Nachmittag um 16:48 Uhr zurückgegeben. Neue Schäden sind sofort sichtbar und werden automatisch an die zuständige Person weitergeleitet.
Und wenn jemand die Übernahme vergisst?
Offene Rückgaben werden automatisch sichtbar. Fehlende Übernahmen können zusätzlich über Buchungen, Schichtzuordnungen oder einen Schlüsselprozess erkannt werden. So werden Ausnahmen gezielt nachverfolgt, statt in Papierlisten unterzugehen.
Offene Vorgänge (3)
Mehr als ein digitales Übergabeformular
Ein QR-Code allein ist kein Unterschied. Der Ablauf dahinter macht den Unterschied: Bestehende Schäden werden bei der Übernahme sofort angezeigt. Neue Schäden werden automatisch weitergeleitet. Offene Vorgänge sind auf einen Blick sichtbar. Und die Historie jedes Fahrzeugs bleibt nachvollziehbar - für Operations, Fuhrpark und Audits.
- Bestehende Schäden sind bei der Übernahme sofort sichtbar - der Fahrer weiß, was bereits gemeldet ist
- Neue Schäden werden automatisch mit der Übernahme oder Rückgabe verknüpft und an die zuständige Person weitergeleitet
- Offene Übernahmen und Rückgaben sind auf einen Blick erkennbar - für Fuhrpark und Disponenten
- Jede Fahrzeughistorie zeigt, wer wann welches Fahrzeug hatte und in welchem Zustand es übergeben wurde
- Erweiterbar um Führerscheinkontrolle, UVV und digitale Fahrzeugkontrolle - auf derselben Plattform
Besonders sinnvoll für: Pflege und ambulante Dienste · Handwerk und technischer Service · Bau, Montage und Installation
Optional kombinierbar mit Abfahrtskontrolle
Die digitale Fahrzeugübergabe lässt sich mit der Abfahrtskontrolle kombinieren: Der Fahrer übernimmt das Fahrzeug, prüft die relevanten Punkte vor der Fahrt und dokumentiert eventuelle Mängel - alles in einem Vorgang. Keine Telematik-Hardware nötig - ein QR-Code am Fahrzeug reicht.
- Übernahme + Kontrolle in einem Schritt
- Mängel automatisch der Übernahme zugeordnet
- Abfahrtskontrolle nach Ihrem Prüfprozess digital dokumentieren
- unterstützt die Dokumentation der Fahrzeugkontrolle gemäß DGUV Vorschrift 70
Übernahme + Kontrolle kombinierbar
Ein Preis für Ihren Fahrzeugpool.
Welches Paket zu Ihrer Flotte passt, klären wir in einem kurzen Gespräch. Keine Telematik-Hardware, keine versteckten Kosten.
Preis anfragen oder Demo ansehen
In 15 Minuten sehen Sie den Ablauf und wir klären, welche Konfiguration zu Ihrem Fuhrpark passt.
Häufige Fragen
Brauchen die Fahrer eine App?
Nein. Die Übernahme und Rückgabe laufen im Browser des Smartphones - nach dem QR-Scan öffnet sich die Seite automatisch. Keine Installation nötig.
Wie erkennt das System den Fahrer?
Nach der einmaligen Anmeldung erkennt der Browser den Mitarbeiter automatisch bei jedem weiteren QR-Scan. Die Übernahme wird eindeutig zugeordnet - ohne erneute Eingabe von E-Mail oder Namen.
Woher weiß der Fahrer, ob ein Schaden schon vorher da war?
Bei der Übernahme werden alle bereits gemeldeten Schäden am Fahrzeug angezeigt - mit Foto und Beschreibung. Der Fahrer sieht sofort, welche Mängel bekannt sind.
Was passiert, wenn jemand den QR-Code nicht scannt?
Offene Rückgaben werden automatisch sichtbar. Fehlende Übernahmen können zusätzlich über Buchungen, Schichtzuordnungen oder einen Schlüsselprozess erkannt werden - so werden Ausnahmen gezielt nachverfolgt, statt in Papierlisten unterzugehen.
Können wir eigene Felder erfassen?
Ja. Eigene Felder, Checklisten und Workflows lassen sich an Ihre Prozesse anpassen - zum Beispiel Zubehör, Standort oder Kostenstelle.
Ist die Abfahrtskontrolle inkludiert?
Die Abfahrtskontrolle kann optional bei jeder Übernahme durchgeführt werden. Mehr dazu auf der Seite zur digitalen Fahrzeugkontrolle.
Funktioniert das auch für Poolfahrzeuge?
Ja. Gerade bei Poolfahrzeugen mit wechselnden Fahrern ist die digitale Übernahme und Rückgabe besonders sinnvoll - klare Zuordnung, dokumentierter Zustand, nachvollziehbare Historie.
Wo liegen die Daten?
Hosting in Deutschland, DSGVO-konform. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung steht bereit.
Wissen Sie bei jedem Fahrzeug, wer es zuletzt hatte?
In 15 Minuten sehen Sie den Ablauf: QR scannen → Übernahme dokumentieren → Fahrt → Rückgabe dokumentieren. Keine Vorbereitung nötig.
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